no comments

Task management – tajemství úspěchu Vašeho projektu. Jak na něj?

Dotáhnout úkol, na kterém právě pracujeme, co nejrychleji a nejlépe do konce je přání nás všech. Abychom ale takového cíle dosáhli, nestačí nám k tomu jen výkonný tým a kvalitně odvedená práce. Tajemstvím úspěchu je takový tým a jeho práci sladit. A to co nejefektivněji. Ale jak na to?

Každý z nás, kdo někdy pracoval v týmu, a tím spíš ten, kdo někdy nějakému týmu šéfoval, dobře ví, jak těžké je sladit aktivity všech jeho členů. Aby byla skupinová práce na projektu opravdu efektivní, je třeba přidělit jednotlivá zadání těm správným lidem a v tu správnou chvíli, mít dobrý přehled o jejich průběžném plnění, neustále promýšlet další kroky… a zároveň na nic podstatného nezapomenout. Což je samo o sobě dost těžký úkol.

Task management, tedy organizace úkolů, je v dnešním hektickém světě jednou z klíčových dovedností. Umožňuje nám mít přehled o všech úkolech, které musíme pro zdárné dosažení našeho cíle splnit, a zároveň slouží k tomu, abychom se jimi dokázali lépe „prokousat“. Task management se nevyužívá jen ve skupinách. Jeho principy mohou být velmi užitečné i pro každého z nás, jednotlivě. Existuje přitom celá řada možností, jak si udělat v jednotlivých úkolech pořádek.

Pořádek v úkolech? Stále se využívají to-do listy i kanban

Klasický „to-do list“ je už dnes každému dobře známý. Je tu ale i spousta dalších možností. Zajímavým příkladem je třeba metoda Kanban. Je založena na vizualizaci úkolů pomocí lístečků, které jsou řazeny do tří sloupců – „to do“ (úkoly, které je potřeba udělat), „doing“ (úkoly v procesu) a „done“ (dokončené úkoly). Její zásadou je to, že se vždy zaměřujeme jen na jeden úkol, a postupně tak posouváme lístečky směrem ke sloupečku „done“. Zároveň však můžeme v každém okamžiku doslova vidět a kontrolovat všechna jednotlivá zadání, která je potřeba splnit.

Task management může pomáhat nejen jednotlivcům, ale je také klíčovou oblastí projektového řízení. Jeho cílem je efektivní sladění skupiny lidí, pracujících na společném projektu. Task management zahrnuje plánování, kontrolu a reportování jednotlivých zadání. V rámci task managementu můžete každému úkolu přiřadit jeho plnitele a sledovat jeho postup a strukturu jeho práce. Dochází k prioritizaci úkolů, což znamená, že každému úkolu je přidělena priorita, kterou pro projekt má, a tak jsou jednotlivé úkoly plněny na základě své důležitosti. V rámci task managementu můžete jednoduše kontrolovat finanční a časovou náročnost jednotlivých úkolů a jejich stav, tedy například to, zda úkol byl nebo nebyl přidělen, zda byl již splněn nebo naopak ukončen. A to všechno jednoduše a přehledně.

Hromadný e-mail ani to-do list nestačí

Jak konkrétně tedy při práci na společném projektu tým lidí co nejlépe sladit? Určitě je to možné i pomocí tradičních způsobů, jako je hromadná e-mailové korespondence, společný elektronický diáře, přehledná nástěnka s podrobným to-do listem a pilná asistentka. Ale proč si to ještě o něco víc nezjednodušit? V současné době existuje velké množství různých technických vychytávek, které nám v tom mohou velmi dobře pomoct. Jde hlavně o aplikace a služby, které z velké části obstarají task management za nás.

Díky nim je vše jednodušší a přehlednější. Vše potřebné je na jednom místě a navíc online. V každém okamžiku víte, v jaké fázi práce na projektu se váš tým právě nachází, kdo konkrétně má na starost jednotlivé dílčí úkoly nebo které dílčí úkoly jsou už splněny a které na své splnění teprve čekají. Task management aplikace tak výrazně zpřehledňují a ulehčují práci a šetří čas. Po jakých ale sáhnout? Máme pro vás dvojici tipů:

Teamwork Projects – nejlepší správa úkolů na trhu?

Aplikace na adrese www.teamwork.com nabízí pravděpodobně nejkomplexnější kombinaci funkcí z dostupných online nástrojů. Správa úkolů je zde řešena formou přehledného ovládacího panelu s přehledy, které jsou rozděleny podle klientů, projektů a jednotlivých seznamů úkolů.

Vedle klasických to-do listů (nechybí funkce jako jsou termíny, odhady, štítky, soubory, priority) aplikace nabízí detailní grafy a přehledy. Potěší i funkce pro fakturaci a měření času stráveného nad úkoly.

Povedenou funkcí jsou pravidelné reporty, které členy týmu upozorní na jejich úkoly a každý den se jim připomenou do e-mailu. Teamwork můžete bezplatně využít pro dvojici projektů, ale díky seznamům lze spravovat bezplatně i větší projekty. K dispozici je pak vedle webové verze i mobilní aplikace.

Za tzv. „startup“ členství s 15 projekty a 5 GB místa zaplatíte měsíčně 24 dolarů (kolem 600 Kč). Podobně jako v bezplatné verzi není omezen počet členů týmu, což je velkou výhodou.

Česká aplikace Freelo nabídne propracovaný kalendář

Pozadu nejsou ani lokální vývojáři. České Freelo – www.freelo.cz – je aplikací na správu úkolů, která po vzoru konkurence (např. Basecamp, Trello či Asana) nabízí možnost efektivní komunikace nad úkoly. V bezplatné verzi nabízí Freelo možnost správy dvojice projektů, do kterých je možné přizvat další 2 uživatele. Výhodou Freela je, že i bezplatná verze nabízí, podobně jako u TeamWorku, všechny funkce bez omezení.

Český projekt z konce roku 2015 si za rok od svého spuštění získal přes 2 500 uživatelů. Hlavní výhodou aplikace je perfektní česká lokalizace a jednoduché ovládání, díky kterému si i nováček poradí s jejím používáním bez zaškolení. Freelo nabízí také propracovaný kalendář a je vhodné i pro menší projekty. Až si tak budete chtít naplánovat dovolenou, nebo domluvit s přítelkyní přestavbu bytu, můžete to zkusit s českým Freelem.




  • Komentáře